Wer muss eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz einrichten?
Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitenden sind verpflichtet eine interne Meldestelle für Hinweisgeber einzurichten. In speziellen Fällen des §12 HinSchG müssen auch Unternehmen mit geringerer Anzahl Beschäftigter, eine interne Meldestelle einrichten. Dies umfasst die Stellung verschiedener Kontaktmöglichkeiten plus die Vorhaltung von fachkundigem Personal zur Sachbearbeitung eingehender Hinweise.
Was kann Gegenstand einer Meldung sein?
Nicht jeder Hinweis fällt zwingend unter den Schutz des Hinweisgeberschutzgesetzes. In §2 des Gesetzes sind die Informationen beschrieben, die Gegenstand einer Meldung sein können. In der Regel handelt es sich um Verstöße, die straf- oder bußgeldbewehrt sind, sowie sonstige Verstöße gegen Rechtsvorschriften des Bundes und der Länder sowie unmittelbar geltende Rechtsakte der Europäischen Union und der Europäischen Atomgemeinschaft.
Grundsätzlich haben Hinweisgeber die Wahl zwischen einer internen und einer externen Meldestelle, beispielsweise beim Bundesministerium der Justiz. Der Gesetzgeber empfiehlt jedoch, der internen Meldung Vorrang zu geben, um eventuelle Missstände direkt und unbürokratisch zu beheben.
Sind anonyme Meldungen möglich?
Ja, allerdings können potentielle Hinweisgeber dann logischerweise nicht mehr über Abhilfemaßnahmen oder sonstige Ergebnisse benachrichtigt werden. Die Identität eines Hinweisgebers kann gegenüber dem Unternehmen oder der Behörde nur mit Zustimmung offengelegt werden. In der Regel wird die Identität des Hinweisgebers gegenüber der Organisation jedoch geheim gehalten, um Repressalien zu vermeiden.
Wichtig zu wissen: Wer vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über Verstöße meldet, riskiert die Offenlegung der Identität und wird nicht mehr vom Vertraulichkeitsgebot im Gesetz geschützt. Die interne Meldestelle ist verpflichtet, jeden Hinweis auf Verstöße zu prüfen und geeignete Maßnahmen in die Wege zu leiten. Deshalb steht am Anfang einer Fallbearbeitung immer die Frage, ob tatsächlich ein Verstoß vorliegt und ob der Hinweis nach dem Hinweisgeberschutzgesetz geschützt ist. Diese Prüfung erfordert Fachkunde in unterschiedlichen Rechtsgebieten.
Wir sind zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Mit welchen Kosten müssen wir rechnen?
Zunächst einmal müssen Unternehmen verschiedene Kontaktmöglichkeiten anbieten, damit potentielle Hinweisgeber die freie Wahl der Kontaktaufnahme haben. Ferner muss fachlich geeignetes Personal vorgehalten werden und im Unternehmen oder der Behörde die Struktur, beispielsweise durch Stellung eines geschützten Raums, sowie nicht überwachter Kontaktmöglichkeiten, geschaffen werden, damit die Anonymität des potentiellen Hinweisgebers gewahrt bleibt.
Als langjährig im Bereich des Datenschutzes und der Datensicherheit tätige Organisation verfügen wir sowohl über das Personal, als auch über die Mittel, eine kostengünstige Alternative zum aufwändigen eigenen Betrieb in der Organisation anbieten zu können. Die Einrichtung und der Betrieb einer internen Meldestelle durch uns kostet Unternehmen 49,- Euro monatlich. In diesem Betrag sind 3 Fallbearbeitungsstunden pro Jahr inkludiert, was für die oben genannten Prüfungen für die meisten Unternehmen vollkommen ausreichend sein dürfte.
Mehr zu den Kosten und Leistungen finden Sie auf dieser Seite.
Warum können Sie diese Leistung so günstig anbieten?
Sowohl das fachlich geeignete Personal als auch die Software und die Kontaktkanäle sind seit Jahren bedingt durch unsere Tätigkeit als externe Datenschutzbeauftragte und Auditoren vorhanden. Da wir die Kosten auf eine größere Anzahl an Kunden verteilen können, ergibt sich für uns ein Skalierungseffekt, der wiederum unseren Kunden zugute kommt. Für beide Seiten ergibt sich so eine Win-Win-Situation.